¿Tu equipo no toma decisiones? Quizá deberías revisar cómo lo estás dirigiendo.
Un directivo me comentó en una ocasión que estaba bastante decepcionado con su equipo. Se quejaba de que sus colaboradores apenas tomaban decisiones por iniciativa propia, evitaban asumir responsabilidades y acudían constantemente a él para resolver cuestiones que, en su opinión, deberían solucionar sin necesidad de consultarle.
Durante nuestra conversación le hice una pregunta que considero especialmente útil cuando analizamos la autonomía de un equipo: “¿Qué decisiones pueden tomar tus colaboradores sin pedirte autorización?”.
La pregunta le hizo reflexionar, porque hasta ese momento habíamos estado hablando de las carencias de sus colaboradores, pero apenas habíamos analizado cómo estaba organizado el trabajo y qué margen de actuación tenían realmente.
Esta situación es bastante habitual en las empresas. Encontramos responsables que desean contar con personas autónomas, capaces de resolver problemas y asumir responsabilidades, pero que al mismo tiempo supervisan prácticamente cualquier decisión, intervienen continuamente en el trabajo de sus colaboradores y necesitan dar su aprobación incluso para cuestiones de escasa importancia. Con el tiempo, los miembros del equipo aprenden que resulta más sencillo y seguro consultar antes de actuar. Si toman una decisión y su responsable la modifica sistemáticamente, cuestiona su criterio o les reprocha no haber preguntado, terminarán evitando esa iniciativa que tanto se les reclama.
El resultado es una organización excesivamente dependiente de determinadas personas, donde buena parte de las decisiones se acumulan en la mesa del responsable. Esta dependencia provoca retrasos, dificulta la coordinación y limita la capacidad de respuesta del equipo, especialmente cuando el jefe no está disponible.
En los proyectos de organización que desarrollo con empresas, una de las cuestiones que analizamos es precisamente cómo se distribuyen las responsabilidades y qué decisiones corresponden a cada puesto. Definir procedimientos, establecer criterios de actuación y delimitar los niveles de autonomía permite que las personas sepan qué se espera de ellas y hasta dónde pueden actuar sin consultar.
Sin embargo, disponer de una estructura organizativa adecuada no es suficiente si el responsable continúa comportándose como si todas las decisiones tuvieran que pasar por él.
Delegar exige confiar en el criterio de los colaboradores, aceptar que pueden existir distintas maneras válidas de alcanzar un resultado y comprender que determinadas equivocaciones forman parte del aprendizaje. También requiere acompañar a las personas, facilitarles los recursos necesarios y comprobar que disponen de las competencias adecuadas para asumir nuevas responsabilidades.
Naturalmente, la autonomía debe desarrollarse de manera progresiva y teniendo en cuenta la experiencia, las capacidades y la naturaleza de las decisiones. No podemos exigir a alguien que asuma responsabilidades para las que todavía no está preparado, ni pretender que actúe con seguridad cuando desconoce los límites de su autoridad.
Por eso, cuando un responsable considera que su equipo carece de iniciativa, conviene analizar tanto las competencias de sus colaboradores como su propia manera de dirigir y la organización del trabajo.
La autonomía de un equipo depende de la capacidad de sus integrantes, pero también de las oportunidades reales que tienen para ejercerla.
Antes de lamentarnos de que nuestros colaboradores no toman decisiones, quizá deberíamos preguntarnos cuántas les estamos permitiendo tomar y cómo reaccionamos cuando lo hacen de una manera diferente a la que nosotros habríamos elegido.
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