Procrastinar no siempre es dejar tareas para después. A veces es evitar decisiones difíciles.
Cuando hablamos de procrastinación, solemos pensar en personas que aplazan sus obligaciones, se distraen con asuntos poco importantes o encuentran cualquier excusa para no comenzar una tarea. Sin embargo, detrás de determinados comportamientos que interpretamos como falta de organización o de disciplina puede existir una dificultad que no siempre resulta evidente: la resistencia a tomar una decisión que nos genera incomodidad.
En mi trabajo con directivos y responsables de equipos encuentro situaciones en las que determinadas cuestiones permanecen pendientes durante semanas, aunque las personas implicadas conocen perfectamente su importancia. No se trata necesariamente de que les falte tiempo para resolverlas, ya que en ocasiones dedican muchas más horas a gestionar las consecuencias de no haber tomado una decisión.
Pensemos, por ejemplo, en un responsable que sabe que necesita mantener una conversación con un colaborador cuyo rendimiento lleva tiempo siendo insuficiente. Es consciente de que la situación está afectando al resto del equipo, pero va posponiendo el encuentro porque anticipa una reacción desagradable, teme generar un conflicto o simplemente no sabe cómo abordar la conversación.
Mientras tanto, continúa atendiendo otras tareas que le permiten sentirse ocupado y productivo, aunque el verdadero problema sigue sin resolverse.
Algo parecido sucede cuando un empresario retrasa una decisión sobre la organización de su compañía, cuando un director comercial evita revisar una estrategia que no está funcionando o cuando un profesional aplaza un proyecto porque teme equivocarse.
En todos estos casos existe una tarea pendiente, pero también una emoción asociada a la decisión que debemos tomar. Puede ser miedo al fracaso, inseguridad, preocupación por las consecuencias o incomodidad ante la posibilidad de decepcionar a otras personas.
Por eso, cuando trabajamos la productividad y la gestión del tiempo, considero importante analizar también los motivos por los que posponemos determinadas actividades. Podemos disponer de una agenda perfectamente organizada, utilizar herramientas de planificación y establecer prioridades, pero todo ello tendrá una utilidad limitada si seguimos evitando aquello que nos resulta emocionalmente difícil.
Una de las cuestiones que planteo en estas situaciones consiste en identificar qué decisión estamos retrasando realmente. A veces descubrimos que el problema no no es preparar un informe, comenzar un proyecto o convocar una reunión, sino afrontar las consecuencias que pueden derivarse de hacerlo.
Reconocerlo nos permite abordar la situación de otra manera. Podemos analizar qué información necesitamos, valorar los riesgos, identificar las alternativas disponibles y establecer un primer paso que nos acerque a la decisión pendiente.
También conviene aceptar que no siempre tendremos toda la información ni la seguridad que nos gustaría. En el ámbito profesional, algunas decisiones deben tomarse en condiciones de incertidumbre, asumiendo que posteriormente quizá sea necesario introducir ajustes.
Esto no significa actuar precipitadamente ni confundir la rapidez con la eficacia. Hay decisiones que requieren reflexión, consultas y un análisis riguroso. La dificultad aparece cuando seguimos buscando argumentos para retrasarlas después de disponer de los elementos necesarios para actuar.
En mis formaciones de liderazgo, productividad y habilidades directivas abordo la procrastinación desde esta perspectiva, combinando herramientas de organización con el desarrollo del autoconocimiento y la capacidad para tomar decisiones.
A veces, para avanzar en nuestro trabajo, necesitamos mejorar nuestra planificación. Otras veces, lo que realmente necesitamos es afrontar esa decisión incómoda que llevamos demasiado tiempo evitando.
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