Reuniones improductivas: cuando los directivos no tienen tiempo para lo importante.
Una de las quejas que escucho con más frecuencia cuando trabajo con directivos y responsables de equipos es la falta de tiempo. Sus agendas están llenas, acumulan asuntos pendientes y tienen la sensación de que las jornadas laborales nunca son suficientes para atender todas sus responsabilidades.
Sin embargo, cuando analizamos cómo distribuyen su tiempo, encontramos contradicciones. No disponen de tiempo para revisar la organización de su departamento, planificar las próximas semanas o analizar por qué determinados problemas se repiten, pero participan habitualmente en reuniones que se prolongan durante horas sin producir resultados concretos. No todas las reuniones tendrán este perfil pero sí muchas de ellas.
Reuniones convocadas por costumbre, sin objetivos definidos, con demasiados participantes o en las que se tratan asuntos que podrían resolverse mediante una conversación entre dos personas. A veces, incluso se convierten en encuentros donde cada responsable explica lo ocupado que está, justifica sus dificultades o informa de cuestiones que apenas afectan al resto de los asistentes.
El resultado es que todos regresan a sus puestos de trabajo con la sensación de haber dedicado buena parte de la mañana a hablar, pero sin tener demasiado claro qué se ha arreglado, qué decisiones se han tomado o qué debe hacerse a continuación.
Y lo más preocupante es que estas reuniones suelen repetirse semana tras semana.
El coste de una reunión va más allá de su duración. Una reunión de una hora con ocho participantes consume ocho horas de trabajo de la organización. Si además tenemos en cuenta las interrupciones, los desplazamientos y el tiempo necesario para recuperar la concentración, su coste puede ser considerablemente mayor.
Esto no significa que debamos reducir las reuniones indiscriminadamente. En los proyectos de organización que desarrollo con empresas, las reuniones de planificación y seguimiento constituyen una herramienta fundamental para coordinar departamentos, anticipar problemas y controlar el cumplimiento de los objetivos.
La diferencia está en cómo se organizan y, especialmente, en qué resultados producen.
Una reunión eficiente debe tener una finalidad concreta, contar con las personas necesarias y disponer de una estructura que facilite el análisis y la toma de decisiones. Los participantes deberían conocer previamente los asuntos que se van a tratar y acudir con la información necesaria para abordarlos.
También resulta imprescindible que las decisiones se traduzcan en acciones, con responsables y plazos definidos. De poco sirve identificar un problema si en la siguiente reunión volvemos a discutirlo porque nadie asumió la responsabilidad de resolverlo.
La importancia de establecer un sistema de seguimiento.
Otro error habitual es considerar cada reunión como un acontecimiento independiente. Se comentan los problemas del momento, se intercambian opiniones y se acuerdan actuaciones que después nadie comprueba.
Cuando existe un sistema de seguimiento, las reuniones adquieren continuidad. Se revisan los compromisos anteriores, se analizan los indicadores relevantes, se identifican desviaciones y se acuerdan las medidas necesarias para corregirlas.
De esta manera, las reuniones dejan de depender de las urgencias del día y pasan a formar parte del sistema de gestión de la empresa.
En mi experiencia, una organización que planifica y realiza un seguimiento adecuado de su actividad suele necesitar menos intervenciones improvisadas, porque consigue anticiparse a situaciones que, de otra manera, terminarían convirtiéndose en problemas urgentes.
Por eso, cuando un directivo me dice que no tiene tiempo para mejorar la organización de su equipo, una de las primeras cuestiones que me interesa conocer es cómo utiliza su agenda y qué resultados obtiene de sus reuniones.
La cuestión no es cuántas reuniones celebramos, sino cuánto contribuyen a que la empresa funcione mejor. El tiempo dedicado a coordinar, decidir y realizar un seguimiento adecuado puede ser una excelente inversión. El que dedicamos a reunirnos sin conseguir nada es simplemente tiempo que dejamos de utilizar en lo verdaderamente importante.
Ayudo a empresas a implantar procedimientos de reuniones eficientes.
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